Van “Ik heb een vertaling nodig” tot “Wow, dat is echt klasse”

Een goed vertaalbureau is veel meer dan een doorgeefluik. Zelfs ik sta er soms nog versteld van hoeveel er soms bij komt kijken om een vertaling tot in de puntjes afgewerkt te leveren. En dat betekent dat u het ongetwijfeld al helemaal niet weet….

Elk bestandsformaat vergt een andere aanpak

Professionele vertaalsoftware zoals MemoQ en SDL Trados is compatibel met diverse bestandsformaten. De meest gebruikelijke zijn:

• Word,
• Powerpoint
• Excel (bijv. voor SEO-vertalingen of vertalingen van softwaremenu’s).

Bij Word-bestanden zijn er meestal geen grote problemen, tenzij er in uw bestand opmerkingen of zichtbare correcties staan. Wij moeten deze altijd aanvaarden. Anders kan het vertaalprogramma de documenten niet importeren.

Maar deze programma’s kunnen nog veel meer formaten aan. De belangrijkste zijn:

• IDML (Indesign),
• XLIFF (WordPress-website met WMPL Plugin),
• XML, HTML, …

Deze formaten kunnen probleemloos worden geïmporteerd en na de vertaling weer worden geëxporteerd. Er is alleen één grote maar: in het vertaalprogramma kunnen wij het eindresultaat niet zien. Is de tekst van de vertaling bijvoorbeeld langer dan het origineel, dan kan het nodig zijn om de lay-out aan te passen.

Daarom is bij dergelijke formaten een final proof noodzakelijk. Dit houdt in dat uw marketingafdeling de documenten omzet in een voor ons leesbaar formaat (pdf-bestand, website zelf, …) en dat er dan  nog een laatste controle gebeurt om te zien of er nog iets moet worden aangepast.

Ingescande documenten

Ingescande documenten waarvan u zelf geen origineel meer hebt, kunnen ook door onze vertaalsoftware worden vertaald op voorwaarde dat ze met OCR-software zoals Abbyy Finereader tot een bewerkbaar formaat kunnen worden omgezet. Dat wil zeggen: dat de lay-out niet al te veel verspringt. Zo niet, moet het bestand manueel worden vertaald en van nul worden opgebouwd. Dit betekent uiteraard een meerkost.

Conclusie: hebt u het originele bestand? Bezorg ons dat. Dat bespaart u veel geld.

Een goede briefing is goud waard

Bij Powerpoint-bestanden moeten we weten of ook de notities en eventueel onbewerkbare afbeeldingen moeten worden vertaald. Onbewerkbare afbeeldingen worden dan gewoon in een Word-bestand vertaald tegen een meerprijs.

Bij Excel wordt er soms gevraagd om de vertaling in een tweede kolom te plaatsen (bijv. bij SEO). Vaak zijn hier ook karakterbeperkingen van toepassing. Deel dit duidelijk mee. Zo kunnen wij deze instellen in het vertaalprogramma.

Meertalig referentiemateriaal

Hebt u meertalig referentiemateriaal of zelfs een vorige versie van het document dat al vertaald is? Lever dat dan zeker mee. Was u niet tevreden over deze vertalingen, probeer dan aan te geven waarom niet. Op die manier kunnen wij inschatten op welke manier wij met het referentiemateriaal moeten omspringen:

• gewoon ernaast leggen als hulpmiddel bij de vertaling,
• inlezen in het vertaalprogramma om gelijkaardige, reeds vertaalde zinnen meteen weer te geven in het vertaalprogramma,
• terminologielijst aanleggen: als u voor bepaalde termen een vaste vertaling hebt.

Deze stap hoort bij de voorbereiding en is dus ook in de prijs inbegrepen. Het is echter een ware kunst om juist in te schatten of een document bruikbaar is en in welke mate.

Als de vertaling klaar is, is het nog niet gedaan

Als de vertaling in het vertaalprogramma is afgerond, moet ze worden geëxporteerd naar het originele bestandsformaat. Maar voordat dit kan gebeuren moeten er met het programma een aantal controles worden uitgevoerd. Gebeurt dit niet, dan krijg je soms heel ernstige lay-outprobemen of is het bestand zelfs corrupt. Deze extra controlestap is inbegrepen in de prijs en kan u veel geld besparen, want anders moet het marketingbureau dit nog doen tegen een meerprijs.

Nadat het document is geëxporteerd, volgt er sowieso altijd nog een eindcontrole:

• Staan de afbeeldingen weer op hun plaats?
• Is de tekst niet versprongen?
• Moet er hier en daar een extra enter geplaatst worden?

Bij IDML-, XML en XLIFF-bestanden doen wij altijd nog een laatste check, nadat de marketingafdeling de vertaling heeft omgezet naar de finale, vertaalde versie (Indesignbrochure, website, …).

Opmerkingen en feedback zijn cruciaal

Heel vaak is het na het leveren en finaal goedkeuren van de vertaling het werk voor de vertaler afgerond, maar het mooiste is als er ook nog feedback komt, want alleen zo kunnen wij onze processen en vertaalgeheugens finetunen. Zo worden de door u aangebrachte wijzigingen, volgende keer automatisch mee opgenomen en kunnen wij de nieuwe terminologie in uw bedrijfsinterne terminologielijst opnemen.

Al deze stappen samen – van voorbereiding, analyse, tot afwerking en verwerken van feedback – kunnen heel wat tijd in beslag nemen. Soms valt het mee, maar soms kan zelfs het kleinste bestand algauw 1-2 uur extra kosten. Voor een megagroot chauffeurshandboek van 46 losse bestanden kostte het ons meer dan 4 uur om alles rond te krijgen. En een ‘eenvoudige’ websitevertaling in WordPress deed zelfs nog beter: 5-6 uur.