In mijn twee vorige blogs uit deze reeks ging het om de technische en sociale vaardigheden van een zelfstandig vertaler, maar eigenlijk is deze blog – het boekhoudkundige aspect – misschien wel de belangrijkste. Een volwaardige boekhouder hoef je niet te zijn, maar een beetje basiskennis boekhouding moet je toch écht wel hebben. 

Basiskennis bedrijfsbeheer

Als zelfstandig vertaler heb je een zaak te leiden: eenmanszaak (zzp’er in Nederland) of een vennootschap.  Tot voor kort was het in België verplicht om het attest basiskennis bedrijfsbeheer te behalen, maar die verplichting is nu weggevallen en vervangen door een alternatief.

Persoonlijk vind ik dit niet volstaan – ik heb zelf in het middelbaar boekhouding gehad in mijn lessenpakket maar dat is nu hopeloos verouderd. Daarom dat ik een groot voorstander ben van infosessies en gastcolleges aan hogescholen en universiteiten. Zo krijgen toch alvast een algemeen beeld over wat er bij het runnen van een zaak komt kijken. Uiteraard kan je hier niet ingaan op alle boekhoudkundige aspecten waar ze mee te maken krijgen,  maar je kan ze wel laten zien zien hoe het kostenplaatje van een vertaler eruitziet en welke tarieven dit financieel haalbaar maken.

Ben je al afgestudeerd of nieuwsgierig naar mijn visie hierover, dan raad ik je aan om de Vertalerspodcast over tarieven te beluisteren. Daarin vertel ik samen met een Nederlandstalige collega Anouschka Schutte onze visie op woordprijzen en hoe wij dit aanpakken.

Persoonlijk zou ik hogescholen en universiteiten ook aanraden om voor wie interesse heeft een soort beknopte boekhoudkundige opleiding te organiseren specifiek voor zelfstandig vertalers en tolken waarin wordt ingegaan op de aspecten die voor hen van belang zijn. Ik denk dan aan:

  • Hoe factureer ik aan het buitenland (EU, Zwitserland, Amerika,…)?
  • Wat is het verschil tussen factureren aan bedrijven met btw-nummer en particulieren?
  • Hoe factureer ik aan rechtbanken en aan Europese instellingen?
  • Hoe kan ik zelf mijn btw-aangifte doen?
  • Wat is het fiscaal voordeel van vertaalwerk beschouwen als auteursrechtelijk werk?
  • Welke hulpmiddelen zijn er om jou boekhoudkundige taken te verlichten en om alles ook meteen door te kunnen sluizen naar je boekhouder?
  • Waar moet je op letten bij het zoeken van een boekhouder?

Geen volwaardige boekhouder

Ik ben de eerste om te zeggen “Schoenmaker, blijf bij je leest” maar hoe weet je anders of je goed bezig bent en of je zaak kans op welslagen heeft? En om het op de actualiteit te betrekken… hoe kan je anders je overlevingskansen inschatten in geval van overmacht zoals de coronacrisis van 2020?

Als je geen flauw benul hebt van je financiële situatie en voor alles op je boekhouder moet terugvallen, dan weet je dus ook niet hoe lang je het nog kan trekken. Met enig boekhoudkundig inzicht lukt dat dus wel.

De link tussen marketing en boekhouding

Gezien de evoluerende markt – machinevertalingen doet steeds meer zijn intrede -en de hevige prijzenoorlog onder de grote vertaalbureaus, is het zaak om een goed beeld te krijgen van je cliënteel en hoe jij voor hen een meerwaarde kunt zijn. Je moet met andere woorden weten wat jouw klanten willen, wat de marktbehoeften op dit moment zijn. Een heel interessant artikel ten tijde van de coronacrisis is het artikel “11 inzichten voor een sterkere prijsstrategie tijdens en na Corona“.  Het grootste deel van de tips betreft weliswaar marketing maar tip 1, 3 en 8 vragen toch ook een zeker boekhoudkundig inzicht:

  • Wat kan je in tijden van een crisis beter achterwege laten van kosten?
  • Is het een optie om een goedkopere variant van mijn product te lanceren en wat voor impact heeft dit op mijn omzet?
  • Zekerheid en stabiliteit straal je pas uit als je ook weet dat je de situatie ook echt financieel aankan.

Deze tips betreffen dan weliswaar de coronacrisis maar eigenlijk zijn ze in aangepaste vorm van toepassing op elke situatie van overmacht en in sommige gevallen zelfs ziekte.

Boekhouding en je zelfbeeld

Een zeer belangrijk onderdeel voor het welslagen van je zaak is je zelfbeeld: hoeveel ben jij waard? Laatst las ik nog een artikel in Jobat van een vertaler die net zoveel uren werkt als ik maar echt een flink pak minder verdient. En dat is niet het enige verhaal dat ik zo ken. Ik heb in 2020 iemand begeleid die er na 15 jaar achter kwam dat het zo niet verder kon, precies als de freelancevertaler in het interview in Jobat.

In beide gevallen zitten ze in een vicieuze cirkel: “omdat mijn tarief niet hoog genoeg is, moet ik veel werken om genoeg te verdienen. Maar daardoor heb ik geen tijd om te zoeken naar klanten die beter betalen.”

En daar is weer de link met boekhouding: je moet weten hoe je financiële situatie ervoor staat – wat je netto verdient per maand – om te weten of dat in lijn is met jouw inspanningen. Met behulp van een beknopte opleiding boekhouding en een tool zoals bijvoorbeeld TO3000 of LSP Expert kan je probleemloos een antwoord geven op volgende vragen:

  • Wat zijn je vaste kosten?
  • Wat heb je nodig om je levensonderhoud te voorzien? Wat is je netto-maandinkomen?
  • Heb je ruimte om extra kosten te maken en te investeren in je bedrijf?
  • Draai je voldoende omzet om ook een buffer op te bouwen voor kalme momenten of ziekte?
  • Heb je ruimte om ook aan pensioensparen te doen, zoals VAPZ, POZ of IBT en evt. ook de gewone vorm van pensioensparen?

De juiste klanten

Een ondernemer is niets zonder klanten, maar een ondernemer met alleen maar klanten die hem niet naar waarde schatten, is evenmin levensvatbaar. Dat zie je ook in de twee bovenstaande voorbeelden: de freelancevertaler uit het interview heeft alleen maar klanten die hem te weinig betalen, mijn collega-vertaler werkt enkel voor rechtbanken die haar veel te weinig en te laat betalen.

En zo zijn er zeer veel voorbeelden: veel vertalers laten zich bijvoorbeeld ook bedotten door volumineuze maar zeer laag betaalde jobs. Ze kijken alleen maar naar het eindbedrag, niet naar het aantal uren dat ze daarin moeten steken en snijden zichzelf bijgevolg serieus in de vingers, want stel dat er ondertussen een beter betaalde job binnenkomt? Ook die berekening totaalbedrag versus uurtarief is cruciaal voor het welslagen van je zaak.

Eén zwaluw maakt de lente niet

Stel nu dat je echt de witte kraai gevonden hebt: één klant die bijna volledig je maandomzet bepaalt. Dat is echt heel mooi en zorgt voor financiële zekerheid, maar houd er rekening mee dat als die klant wegvalt, jij ineens de grond onder je voeten ziet verdwijnen. Zorg dus altijd voor voldoende variatie in je klantenbestand.

Een heel mooie regel hier is de 80/20 regel: 80% van je inkomsten zou afkomstig moeten zijn van 20% van je klanten. Zo ben je niet afhankelijk van één klant, en als we het als mini-boekhouder bekijken: je kan je winstmarge verhogen door bij nieuwe klanten je prijs hoger in te zetten. Ik schrijf bijvoorbeeld maandelijks tussen 15 en 20 facturen uit.

Hoe graag je je ook met je passie, vertalen, bezig bent, bedenk dat je ook ondernemer bent en dat een bedrijf, hoe klein ook, runnen een serieuze zaak is.

Het auteursrecht voor vertaalwerk

Als vertaler en tolk valt jouw werk onder het auteursrecht. Hiervoor gelden andere fiscale regels en btw-tarieven. Laat je hiervoor adviseren door je boekhouder, want dit scheelt echt een flinke kluif netto. En zo kom ik tot een ander cruciaal punt:

Zoek een goede boekhouder

Je kan zelf onmogelijk alles weten over boekhouding en fiscaliteit. Ieder zijn vak. Bovendien is de tijd die je daarin steekt, tijd dat je niet met je eigen zaak, jouw corebusiness, kan bezig zijn. Daarom ook dat ik altijd zeg: “Een goede boekhouder betaalt zichzelf terug.” Mijn boekhouder kost mij elk kwartaal een flinke duit, maar als ik zie hoe hij mij bijstaat, dan is hij dat geld dubbel en dik waard.

Ik raad je daarom ook aan om een boekhouder te zoeken die gespecialiseerd is in eenmanszaken of kleine ondernemingen (de voormalige ebvba’s). Leg je oor te luister bij ondernemers uit je buurt. Zo heb ik mijn boekhouder ook gevonden.

Blijf optimaliseren

Blijf altijd zoeken naar beter. Bekijk hoe je zaken kunt optimaliseren. Zo ben ik momenteel aan het bekijken of het interessant is om met een boekhoudprogramma te werken (Billit). Ik werk nu met TO3000 en ik ben ook nog aan het rondkijken voor een opleiding/opfrissing boekhouding. Als je daar interessante tips voor hebt, laat het me zeker weten!

Wil je geen enkele blog missen en wie weet zelfs nog extra tips ontvangen? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief via het e-mailadres info@ep-vertalingen.be en vermeld erbij dat je een starter bent.

 

Web Analytics