Vertalers zijn best ook een beetje boekhouder

In mijn twee vorige blogs uit deze reeks ging het om de technische en sociale vaardigheden van een zelfstandig vertaler , maar deze blog over boekhouding is misschien wel de belangrijkste, temeer omdat dit vaak onderschat wordt door starters. Een volwaardige boekhouder hoef je uiteraard niet te worden, maar hoe kan je zonder een beetje basiskennis weten of je goed bezig bent?

Als zelfstandig vertaler heb je de keuze tussen een eenmanszaak (zzp’er in Nederland) of een vennootschap. Ongeacht de vorm van je bedrijf moet je op z’n minst weten wat het verschil is tussen omzet, winst en je loon. En niet te vergeten, moet je weten hoeveel je moet verdienen om minstens rond te komen.

In mijn infosessies en gastcolleges aan hogescholen en universiteiten hamer ik hier steeds op. Uiteraard kan je niet ingaan op alle boekhoudkundige aspecten – dat hoeft ook niet – maar het kostenplaatje van een vertaler en welke tarieven financieel realistisch zijn, is wel iets wat ik altijd probeer mee geven.

Persoonlijk zou ik hogescholen en universiteiten ook aanraden om voor wie interesse heeft een soort beknopte boekhoudkundige infossessie te organiseren op maat van zelfstandig vertalers en tolken. Daarin zou minstens het volgende aan bod moeten komen:

Ik ben de eerste om te zeggen “ Schoenmaker, blijf bij je leest ”, maar zonder enige basiskennis vrees ik dat je jezelf ooit het fiasco in rijdt. Hoe kan je anders je overlevingskansen inschatten in crisistijden zoals de coronacrisis of de energiecrisis van 2022-2023? Hoe weet je anders hoeveel je je tarieven moet verhogen in tijden van inflatie, om het hoofd boven water te houden – en liefst nog een tikkeltje meer?

De indexering toepassen op jouw tarieven is helaas te hoog gegrepen, maar wat is dan wel mogelijk en wanneer kan je er beter het bijltje bij neerleggen?

Als je geen flauw benul hebt van je financiële situatie en voor alles op je boekhouder moet terugvallen, dan trappel je vaak ter plaatse én ben je te afhankelijk van anderen.

Gezien de evoluerende markt – machinevertalingen en de hevige prijzenoorlog onder de grote vertaalbureaus – moet je heel goed weten hoe jouw klantengroep eruit ziet en hoe jij een meerwaarde voor hen kan zijn: wat heb jij wat anderen niet hebben? Het hangt misschien niet rechtstreeks met je boekhouding samen, maar zonder dat je dat weet, heeft je zaak sowieso geen kans op slagen – tenzij je wilt blijven vissen in de grote vijver, wat uiteraard je volste recht is, maar rijk ga je er niet van worden….

Een heel interessant artikel ten tijde van de coronacrisis is het artikel “ 11 inzichten voor een sterkere prijsstrategie tijdens en na Corona “.  Je zal zien dat marketing onlosmakelijk verbonden is met je prijsstrategie, maar ook een zeker boekhoudkundig inzicht:

En misschien wel de belangrijkste tip:

Alle tips in dit artikel hebben dan weliswaar betrekking op de coronacrisis, maar in aangepaste vorm gelden ze naar mijn mening voor elke situatie van overmacht en in sommige gevallen zelfs ziekte.

Om nog even op dat puntje rond wat je uitstraalt terug te komen… Om zekerheid en stabiliteit uit te stralen, moet je weten waar je mee bezig bent, maar vooral weten wat je waard bent. En dat, dat is iets wat ongelofelijk onderschat wordt in de vertaalsector naar mijn gevoel. Ik ken te veel collega’s die – onder andere door een gebrekkige kennis van hun financiële situatie en een gebrek aan een visie – maar wat aan doen, alles aannemen wat er maar op hun pad komt omdat ze van mening zijn dat “alles wat er binnenkomt van geld, genoeg is”.

Maar niets is minder waar: je verpest er niet alleen de markt mee – de vertaalbureaus werken maar wat graag met vertalers die niet weten wat ze waard zijn, m.a.w. met te lage tarieven, want dan houden zij meer over – maar je doet er jezelf in alle opzichten mee te kort:

Met behulp van een beknopte opleiding boekhouding en een tool zoals bijvoorbeeld TO3000 of LSP Expert kan je probleemloos een antwoord geven op volgende vragen:

Stel nu dat je echt de witte kraai gevonden hebt: één klant die bijna volledig je maandomzet bepaalt. Dat is echt heel mooi en zorgt voor financiële zekerheid, maar houd er rekening mee dat als die klant wegvalt, jij de grond onder je voeten ziet verdwijnen….

Een heel mooie regel hier is de 80/20 regel: 80% van je inkomsten zou afkomstig moeten zijn van 20% van je klanten . Ook in TO3000 en LSPExpert kan je dat heel duidelijk zien. Een extra voordeel van die programma’s is dat je heel snel ziet hoeveel facturen je gemiddeld per maand uitschrijft, nog iets wat je helpt om die 80/20 regel in de gaten helpt te houden.

Ik zeg niet dat je alles moet weten. Dat kan ook niet. Ieder zijn vak. Bovendien is alle tijd die je in je boekhouding en fiscaliteit steekt, tijd die je niet in je vertaalactiviteiten kan steken. Je moet dan ook heel goed de afweging maken: wat is het meest rendabele? Dat ik mijn btw-aangifte en/of persoonsbelasting zelf doe, of besteed ik het toch beter uit omdat ik er te lang over doe?

Als je een goede boekhouder hebt, betaalt die zichzelf sowieso terug door zijn adviezen, maar het kan je flink wat geld schelen als je het in eerste instantie zelf doet. Mijn boekhouder kost mij elk kwartaal een flinke duit, maar als ik zie hoe het kantoor mij bijstaat, dan betaal ik dat met veel plezier.

Ik raad je dan ook aan om een boekhouder te zoeken die gespecialiseerd is in eenmanszaken of kleine ondernemingen (de voormalige ebvba’s). Leg je oor te luister bij ondernemers uit je buurt. Zo heb ik mijn boekhouder ook gevonden.

Blijf altijd zoeken naar beter, efficiënter, rendabeler.  Bekijk hoe je zaken kunt optimaliseren. Je boekhouder kan je daarin zeker helpen, maar leg je oor ook te luister bij collega-ondernemers, zowel concullega-vertalers als andere kleine zelfstandigen. Je zal versteld staan hoeveel je van elkaar kunt opsteken. Zonder mijn netwerk collega-vertalers was ik er nooit achter gekomen dat op vertaalwerk het auteursrecht geldt bijvoorbeeld. Alleen al dat levert mij per maand een aardig extra bedrag op…

Blijf dus niet ter plaatste trappelen, maar ga op zoek naar hoe je meer uit je zaak kunt halen. Ik ben er zeker van dat er nog opportuniteiten zijn. Die zijn er namelijk altijd!