De sociale vaardigheden van een vertaler: je bent ondernemer

Freelancevertalers zijn ondernemers. Net als alle andere zelfstandigen moeten wij om ons brood te verdienen contact leggen met potentiële klanten. We moeten met hen onderhandelen, hen zien te overtuigen met ons in zee te gaan, én heel vaak moeten we hen ook ‘onderrichten’ in het vertaalproces. Je moet hen goed kunnen uitleggen hoe je offerte is opgebouwd. “Kan het niet goedkoper?” ‘Waarom kan dat niet sneller’ zijn maar twee vragen die je efficiënt moet zien te tackelen. Met deze blog wil ik je laten zien dat je, als je het wilt maken als zelfstandig vertaler, je stevig in je schoenen moet staan en niet op je mondje gevallen mag zijn.

Eerst en vooral wil ik een onderscheid maken tussen vertaalbureaus en eindklanten, want de sociale skills lopen namelijk zeer sterk uiteen:

Je zal vaak het deksel op de neus krijgen, maar bij beide groepen komt het erop aan om te onderhandelen binnen jouw grenzen.  Daarmee bedoel ik:

En is het niet tijdens de vertaling, dan is het wel bij de afhandeling of de betaling…

Bij vertaalbureaus gaat het onderhandelen om levertermijnen en mogelijke kortingen, bij eindklanten zit het hem – zoals bij alle ondernemers – in het kunnen verkopen van je eigen waarden en eventueel – als je de opdracht echt wilt – een geste doen.

Je niet meteen laten afschepen en dus toch nog onderhandelen, betekent niet dat je de opdracht sowieso binnenhaalt, maar een beleefde tegenreactie zal je potentiële klant altijd beter bij blijven dan geen antwoord.

Je sociale vaardigheden of communicatievaardigheden zijn dus van vitaal belang voor het succes van je zaak.

Bij sommige eindklanten hoef je – als je communicatie je persoonlijkheid én (zelf)vertrouwen uitstraalt – helemaal niet te onderhandelen. Zij gaan er vanuit dat jij weet wat je waard bent , wat niet wil zeggen dat alles koek en ei is. Soms moet je hen wel nog opvoeden omdat zij geen flauw benul hebben van wat er bij vertalingen komt kijken.

Bij een van mijn eindklanten ging er een twee jaar durende fase aan vooraf, gaande van:

– mailtjes sturen,
– prijsoffertes maken,
– afgewezen worden wegens veel duurder dan het vertaalbureau waar ze mee werkten,
– …

Na twee jaar braaf hun mailtjes beantwoorden en hen proberen op te voeden, kwamen ze uiteindelijk tot het pijnlijke besef dat de kwaliteit evenredig was met het uitgegeven bedrag: veel te laag dus.

Ook dan is het kwestie van heel goed je woorden te wikken en te wegen in het begin van de broze samenwerking, want zij hebben een slechte ervaring gehad en zijn daardoor bijzonder kritisch . Het komt er dan op aan om zeer goed te duiden wat ze willen (en zeker niet te zeggen “ Zie je wel, ik had het u toch gezegd? ”). In het begin is dat aftasten, zeker omdat de meeste correspondentie per mail verloopt en woorden op papier kunnen soms anders overkomen dan ze zijn bedoeld , al helemaal als de correspondentie niet in je moedertaal verloopt.  In cruciale gevallen zoals deze durf ik de mail door een collega te laten vertalen tegen betaling .

Houd altijd een respectvolle toon aan in je communicatie. Het klinkt misschien logisch, maar ik heb al meerdere situaties meegemaakt waarbij het vertaalbureau – gelukkig nooit een eindklant– me het bloed van onder de nagels vandaan haalde. Ik ben altijd professioneel gebleven, ook al kostte het me soms enorm veel moeite.

Helaas is respectloos gedrag geen uitzondering, zeker bij grotere vertaalbureaus. Vaak staan de projectmanagers onder enorme tijdsdruk: ze moeten onmogelijke jobs verkocht krijgen en hebben bovendien geen flauw benul van de technische vaardigheden die nodig zijn voor bepaalde jobs. Of ze verliezen hun geduld als jij extra vragen stelt,…

Zoals ik al eerder zei: “Blijf binnen de grenzen van wat jij aanvaardbaar vindt.”

In sommige gevallen is het ook gewoon zaak om de eer aan jezelf te houden en de opdracht en een verdere samenwerking af te houden op een beleefde manier. Je moet je job nog altijd leuk vinden. Dat maakt immers net het onderscheid tussen een zelfstandig ondernemer – die zelf zijn klanten en opdrachten kiest – en iemand die in loondienst werkt.

Over één punt valt niet te twisten vind ik en dat is de betaaltermijn. Ik ben van het principe:

Een keer te laat betalen, of een factuur over het hoofd zien, overkomt iedereen, maar daarna is het echt klaar bij mij. Dan spreek ik duidelijke taal – ook dat is iets wat je moet durven als zelfstandig ondernemer. Uiteraard leer je dit door vallen en opstaan, maar als je niet voor jezelf opkomt, kan je soms lang op je geld wachten…

Wil je meer weten over werken met vertaalbureaus, raad ik je aan mijn blog ‘ Vertaalbureaus in binnen- en buitenland: anders en beter ’ en ‘ Ook met je onderaannemers heb je een zakenrelatie ‘ te lezen. Wil je hierover advies op maat, neem dan contact met me op. Ik help je met plezier via een van mijn coachingformules.