Een freelance vertaler is een zelfstandige, dus een ondernemer. Hij moet zijn brood verdienen en daarvoor zal hij in contact moeten treden met potentiële klanten. Hij zal moeten onderhandelen, hen zien te overtuigen met hem in zee te gaan, en – wat eigen is aan ons beroep – heel vaak ook moeten informeren over het vertaalproces. Bij sommige klanten zal hij (tevergeefs) moeten trachten respect af te dwingen, bij anderen zal hij argumenten voor zijn prijsofferte moeten geven. Bij nog anderen zal hij moeten uitleggen dat hij niet kan vliegen, dat vertalen niet op één, twee, drie gebeurt, dat hij geen machine is. In deze blog wil ik mijn persoonlijke inzichten delen. Persoonlijk, omdat ze zijn gebaseerd op mijn eigen ervaringen. Ervaringen die door sommigen worden afgedaan als ‘zeer uitzonderlijk,’ terwijl ik van anderen weet dat ze nog veel meer te verduren hebben gekregen.

Je manier van onderhandelen verschilt per klantengroep

Eerst en vooral wil ik een onderscheid maken tussen vertaalbureaus en eindklanten, want de skills die je per groep nodig hebt, lopen zeer sterk uiteen:

  • Bij vertaalbureaus hoef je niet uit te leggen waar je prijs is op gebaseerd, daar is het vooral de levertermijn waarover je een akkoord moet zien te bereiken.
  • Eindklanten zal je vaker moeten ‘opvoeden’ door uit te leggen waarom je zo ‘duur’ bent, wat revisie betekent, hoe lang een vertaling duurt…

Je  zal bij allebei regelmatig – maar lang niet altijd – het deksel op je neus krijgen. En precies dat ‘lang niet altijd’ is waarom je het nooit mag opgeven, waarom je altijd een tegenvoorstel/tegenantwoord moet geven, zelfs wanneer ze je prijs te laag vinden of je deadline te lang.

Veel vertaalbureaus bouwen tegenwoordig een marge in, zodat jij nog wat extra speelruimte heb. Of nog beter: ze doen eerst navraag doen bij de vertaler, vooraleer ze toezeggen aan de klant. Probeer dus altijd te onderhandelen. Baat het niet, dan schaadt het niet.

Een tweede, en misschien nog wel belangrijk advies is: “Een beleefd antwoord kan in de toekomst misschien nog wel iets opleveren.”

Zo is een project manager van een vertaalbureau waarvoor ik helemaal in het begin van mijn carrière één keer voor 0,08 cent heb gewerkt, nu werkzaam in een groot technologiebedrijf en werk ik nu rechtstreeks met hem – als eindklant dus – samen: hij als Duitse technical writer, ik als vertaler Duits-Nederlands voor de Belgische markt.

Kleine kanttekening: als de voorgestelde prijs maar de helft is van jouw prijs, dan klasseer je best de mail verticaal en ga je verder met wat wel geld in het laatje brengt.

Eindklanten die weten wat je waard bent, moet je koesteren

Bij eindklanten ligt het helemaal anders. Ofwel hebben ze bij meerdere bureaus/vertalers prijs opgevraagd en ben jij de hoogste en krijg je ofwel geen antwoord ofwel iets in de trend van “Jouw prijs is het dubbele van de andere prijsoffertes”.

In het eerste geval wik en weeg ik of ik er na een paar weken nog een reminder achteraan stuur, in het andere geval weet ik dat het gewoon de moeite niet loont.

Bij andere eindklanten hoef je dan weer helemaal niet te onderhandelen. Zij gaan er vanuit dat jij weet wat je waard bent, wat niet wil zeggen dat alles koek en ei is. Soms moet je hen wel nog opvoeden omdat zij geen flauw benul hebben van wat er bij vertalingen komt kijken:

Bij een van mijn eindklanten ging er een twee jaar durende fase aan vooraf, gaande van:
– mailtjes sturen,
– prijsoffertes maken,
– afgewezen worden wegens veel duurder dan het Duitse vertaalbureau waar ze mee werkten,
– …

Na twee jaar braaf hun mailtjes beantwoorden en hen proberen op te voeden, kwamen ze uiteindelijk tot het pijnlijke besef dat de kwaliteit evenredig was met het uitgegeven bedrag: veel te laag dus.

Ook dan is het kwestie van heel goed je woorden te wikken en te wegen in het begin van de broze samenwerking, want zij hebben een slechte ervaring gehad en zijn daardoor bijzonder kritisch. Het komt er dan op aan om zeer goed te duiden wat ze willen (en zeker niet te zeggen “Zie je wel, ik had het u toch gezegd?”). In het begin is dat aftasten, zeker omdat de meeste correspondentie per mail verloopt en woorden op papier kunnen soms anders overkomen dan ze zijn bedoeld, al helemaal als de correspondentie niet in je moedertaal verloopt. In cruciale gevallen zoals deze durf ik de mail door een collega te laten vertalen tegen betaling. Het kost je dan misschien wel iets, maar in dit geval heeft het mailtje zich al dubbel en dik terugbetaald.

Mijn advies is om sowieso elke correspondentie – hoe kort ook – altijd nog eens na te lezen vooraleer je ze verstuurt, al geef ik toe dat ik het soms in de drukte nog wel eens vergeet.

Blijf altijd respectvol en professioneel

Houd altijd een respectvolle toon aan in je communicatie. Het klinkt misschien logisch, maar ik heb al meerdere situaties meegemaakt waarbij het vertaalbureau – gelukkig nooit een eindklant– me het bloed van onder de nagels vandaan haalde. Ik ben altijd professioneel gebleven, ook al kostte het me soms enorm veel moeite.

Eén geval herinner ik mij nog goed: ik werd ronduit beschuldigd van zaken die bij hen verkeerd waren gelopen. Het kostte me toen al mijn energie om rustig te blijven, maar het heeft er uiteindelijk wel toe geleid dat ze niet anders konden dan inbinden en in het bijzonder – want daar ging het mij om – de factuur betalen.

Uiteraard heb ik daarna wel even stoom moeten afblazen, maar niet tegen hen.

Helaas is onrespectvol gedrag schering en inslag bij project managers van grote vertaalbureaus. Vaak staan zij onder enorme tijdsdruk: ze moeten onmogelijke jobs verkocht krijgen, hebben geen flauw benul van wat voor technische vaardigheden er vereist zijn voor een bepaald soort bestandsformaat en verliezen hun geduld als jij extra vragen stelt, enz.

Respectvol wil niet zeggen dat je alles moet slikken

In sommige gevallen is het ook gewoon zaak om de eer aan jezelf te houden en de bal – en dus ook de opdracht en een verdere samenwerking – af te houden op een beleefde manier. Je moet je job nog altijd leuk vinden. Dat maakt hem net het onderscheid tussen een zelfstandig ondernemer – die zelf zijn klanten en opdrachten kiest – en iemand die voor een baas werkt.

Over één punt valt niet te twisten vind ik de betaaltermijn. Ik ben van het principe:

Ik lever op tijd dus verwacht ik van jou hetzelfde met de betaling. 

Een keer te laat betalen, of een factuur over het hoofd zien, overkomt iedereen, maar daarna is het echt klaar bij mij.

Zo zie je maar dat je als zelfstandig vertaler niet alleen in je vertalingen de juiste toon moet vinden, ook in je communicatie komen je sociale vaardigheden uitgebreid aan bod!

Wil je meer weten over vertaalbureaus, raad ik je aan mijn blog Vertaalbureaus in binnen- en buitenland: anders en beter’ en ‘Professionals hebben het laatste woord‘ te lezen. Wil je hierover advies op maat, neem dan contact met me op. Ik help je met plezier!

Wil je geen enkele blog missen en wie weet zelfs nog extra tips ontvangen? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief via het e-mailadres info@ep-vertalingen.be en vermeld erbij dat je een starter bent. Ook voor de coaching #ikbenervoorjou is dit het mailadres waarop je mij kan bereiken.

Web Analytics