De kleine stielman doet het vaak net een tikkeltje beter

Mijn echtgenoot ging vorige week naar een bekende zaak voor huishoudtoestellen en elektronica om een nieuw SATA-kabeltje voor de computer. De medewerker bekeek hem of hij het in Keulen hoorde donderen. In het kapsalon laat ik mij altijd knippen door de baas. Waarom? Omdat die het net iets beter in de vingers heeft dan zijn personeel.

Ik zal niet beweren dat je door loontrekkende medewerkers altijd minder goed geholpen wordt dan door de kleine stielman die alles zelf doet, maar de kans is wel groter dat je bij de kleine stielman sneller weet of het veilig is om de job aan hem toe te vertrouwen.

Spreken en doen met kennis van zaken

Zo geldt dat ook voor de vertaalsector: de kleine vertaalbureaus – waar de zaakvoerder mee vertaalt of mee vertaald heeft – onderscheiden zich duidelijk van de (mega)grote bureaus waar de nadruk ligt op productiviteit en omzet. Zo had ik deze week zelf een vertaalbureau aan de lijn betreffende een project dat ik voor hen zou kunnen doen, en het was overduidelijk dat de zaakvoerder niet doorhad hoe complex de job eigenlijk was. Stap voor stap heb ik hem uitgelegd waarom deze job complexer was dan ze er op het eerste gezicht uitzag (“Het was toch gewoon een Word-bestand?”).

En nog niet zo lang geleden had ik nog een projectmanager van een vertaalbureau in paniek aan de lijn omdat ze niets met mijn vertaling kon doen. Wat bleek? Ze had mij vanaf het begin een verkeerd formaat opgestuurd, niet wetende dat het door haar geleverde bronbestand niet compatibel was met haar vertaalprogramma. Uiteindelijk kon ik het probleem met een paar handelingen voor haar oplossen.

En hier kom ik meteen bij een onderliggende reden waarom grote bedrijven met loontrekkenden niet altijd niet dezelfde expertise kunnen aanbieden als de kleine zelfstandige die het werk zelf uitvoert: ze missen de knowhow en de parate kennis. In heel veel sectoren – zo al helemaal in de vertaalsector – wordt er nauwelijks geïnvesteerd in personeelsopleidingen.

Opleiding = verloren geld, geen opleiding = verloren tijd

Een van de reden is het grote personeelsverloop dat typerend is voor de huidige maatschappij: veel werknemers verlaten na drie jaar het bedrijf. In de vertaalsector ligt de anciënniteit vaak nog een flink pak lager. Daarom denken zaakvoerders vaak dat investeren in opleidingen weggegooid geld is. Wat ze echter vergeten, is dat goed personeel ook vaak vertrekt precies omdat ze het idee hebben dat ze maar wat aanmodderen.

Ik weet nog heel goed dat toen ik zelf nog projectmanager was in vertaalbureaus, ik me vreselijk liep te ergeren omdat ik weer een fout had gemaakt die ik met de juiste voorkennis had kunnen vermijden.

Bovendien speelt tijd ook een rol: personeel in opleiding betekent dat ze niet aan het werk zijn (en dus geen geld binnenbrengen, om het heel cru te stellen). Maar opnieuw geldt die redenering ook in de omgekeerde richting: door het personeel maar wat te laten aanmodderen gaan nog veel meer tijd – en geld – verloren:

• ze moeten uitzoeken hoe het vertaalprogramma werkt zowel voor hun eigen takenpakket als voor dat van de vertaler en revisor zodat ze hen ook kunnen bijstaan indien nodig;
• ze moeten welke formaten bewerkbaar zijn en welke niet, en wat er per formaat als extra vragen aan de klant moet worden gesteld (bijv. OCR-bestanden, pdf-bestanden, Powerpointpresentaties al dan niet met notities …);
• ze moeten op de hoogte zijn van de compatibiliteit met andere vertaalprogramma’s;
• …

Wanneer ze zelf de nodige voorkennis hebben, hoeven ze zelf opnieuw het wiel uit te vinden of de hele afdeling rond te horen wie er misschien een oplossing heeft, of in het beste geval de de IT-afdeling lastig te vallen met telkens dezelfde vragen.

Dit zijn slechts de elementaire zaken. Er komt als projectmanager – zoals de medewerkers van een vertaalbureau meestal genoemd worden – veel meer bij kijken dan dat. Er is ook nog het projectbeheer zelf, het boekhoudkundige aspect, het opstellen van prijsoffertes, CRM enz. Een kleine zelfstandige zoekt hierin altijd zelf zijn weg en optimaliseert voortdurend, maar loontrekkend personeel krijgt daarvoor vaak de kans niet.

Ik heb mij hier nu gefocust op de vertaalsector, maar dit geldt eigenlijk voor veel sectoren: ook mijn echtgenoot heeft in zijn loopbaan al 10 jaar geen enkele bijscholing gehad. Het enige wat hij zelf heeft kunnen bedingen, is dat hij mocht meekijken hoe de installateur een nieuw toestel installeerde en hem de vragen over de werking stellen die spontaan bij hem opkwamen.

Een kleine zelfstandige heeft weinig andere keuze dan mee te groeien met de ontwikkelingen: elke ontwikkeling kan hem meer productiviteit, meer rendement opleveren of hem zelfs de mogelijkheid bieden nieuwe markten aan te boren. Elke kans om te groeien en zich verder te ontplooien grijpt hij met beide handen aan. Hij denkt ook op lange termijn en weet dat pas na enkele jaren zal blijken of de opleiding ook echt opbrengt. Zo heb ik de afgelopen jaren o.a. geïnvesteerd in een CRM-systeem op maat, een nieuw vertaalprogramma, spraakherkenningssoftware, en heb ik conferenties rond de nieuwste technologieën, webinars rond klantenwerving en -binding (*), enz. gevolgd.

(*) Tip voor alle vertalers: het webinar van Corinne McKay Fearless Direct Client Marketing is echt een schot in de roos.

En eigenlijk hoefde ik heel deze blog niet te schrijven, want de inleiding zegt al genoeg:

Parate kennis en de kneepjes van het vak in de vingers hebben, zorgen ervoor dat de kleine zelfstandige zich kan onderscheiden van de grote bedrijven.