Vijf tips om het te maken als zelfstandig vertaler

Al meer dan vijftien jaar ben ik werkzaam als zelfstandig vertaalster. In die tijd heb ik heel wat zien veranderen, niet in de eerste plaats de opkomst van AI, van Google Translate, DeepL tot professionelere machinevertalingen en ChatGPT, maar dat maakt het zoeken naar vertaalopdrachten er niet makkelijker op.

Dankzij sociale media is het een pak eenvoudiger geworden om informatie te vinden en ervaringen te delen. Maar in het bijzonder ook om partnerships met concullega’s aan te gaan. Dit is een klantengroep die je als startende vertaler zo veel mogelijk moet benutten.

Naar mijn gevoel zelfs meer dan vertaalbureaus. Waarom? Omdat collega-vertalers een veel groter realiteitsbesef hebben over het vertaalproces en vooral ook over correcte tarieven. Ik zeg niet dat er geen vertaalbureaus zijn die je wel een eerlijke prijs willen geven, maar je gaat er hard moeten naar zoeken. Veel harder, dan zowat 10 jaar geleden.

Ga dus uitgebreid netwerken onder collega’s, leg contacten op facebookgroepen zoals GentVertaalt   en Vertalerskoffiehoek met andere freelance vertalers en neem deel aan bijeenkomsten en conferenties in jouw talen en/of vakgebieden. Sluit je ook aan bij vakverenigingen voor zelfstandig vertalers.

Zo ben ik lid van de BDÜ, de Duitse vakvereniging voor vertalers en tolken. Ook in België en Nederland zijn er vakverenigingen voor vertalers. Kijk goed of ze iets zijn voor jou. Voor mij was de BDÜ bijvoorbeeld interessanter dan de Belgische BKVT.

Probeer een collega te vinden die nauw met je wil samenwerken en je de broodnodige ervaring en feedback wil geven. Ik werk zo samen met een aantal startende vertalers in België en Nederland die mijn vertalingen nalezen. Ook voor mij als ervaren zelfstandig vertaler is dit een win-winsituatie. Wil je daarover meer weten, schrijf je dan in voor het webinar Reviseren in de praktijk bij KTV Kennisnet .

Er zijn jaren dat werken voor of via collega’s 10% van mijn omzet bedraagt. Ook nu, na bijna twintig jaar nog steeds trouwens. Leg je oor ook te luister bij andere freelancevertalers om te weten welke vakliteratuur en opleidingen voor jou interessant zijn.

Je bent een ondernemer die als beroepsactiviteit vertaalt. Net zoals elke andere ondernemer moet je bereid zijn te investeren in je zaak: iets kan pas iets opbrengen als je er inspanningen voor doet, m.a.w. er tijd en geld in steekt.

Verwacht dus niet dat de klanten vanzelf naar je komen. Je gaat actief aan de bak moeten en dat gedurende je hele ondernemersbestaan. Iemand in de Vertalerskoffiehoek zei ooit: “ Ik ben 80% van mijn tijd bezig met nieuwe klanten vinden, en 20% met vertalen.” Dat is misschien wat kort door de bocht, maar ik volg haar insteek wel.

Klanten vinden kan op verschillende manieren. Probeer verschillende manieren uit tot je iets gevonden hebt dat werkt voor jou én vooral, dat jou ook op lange termijn effectief iets oplevert. Corinne McKay geeft regelmatig zeer handige tips op Twitter en organiseert ook webinars voor vertalers. Haar webinar Fearless Direct Marketing is een absolute aanrader. Ook Tess Whitty  is iemand die de moeite waard is om te volgen.

Volg ook opleidingen en trainingen om je kennis te verdiepen. In mijn  coachingsformule  kijk ik samen met jou wat er kan werken en wat er op dat moment beschikbaar is om jou als startende vertaler op weg te helpen.  Maar niets is gratis. Voor niets gaat de zon op. Tijd en geld investeren in je zaak is cruciaal, wil je het maken als zelfstandig ondernemer-vertaler.

Een tip die ik ook altijd meegeef in mijn coaching is: laat een ondernemingscoach je prijzen onder de loep nemen. Zo een coach kan je helpen zicht te krijgen op je kostprijs per uur en met wat geluk ook helpen bij het bepalen van je doelgroep. Ik heb dat gedaan bij een Belgische coach die zich richt tot startende ondernemers, maar ik ken er ook eentje in Nederland. Haar nieuwsbrieven zijn telkens een schot in de roos.

Een goede computer is een eerste vereiste als je start als professionele vertaler. Zorg ervoor dat hij ook goed beveiligd is. Kijk zeker ook in welke mate je hier de AVG-regels kan volgen. Je zal zien dat dat nog niet zo eenvoudig is, en dat het in jouw situatie misschien niet 100% haalbaar is. Doe toch het maximale. Stel dat je controle krijgt, dan ben je op z’n minst gedeeltelijk ingedekt.

Schaf je een externe harde schijf en maak regelmatig een back-up. Ik gebruik daarvoor AllwaySync, nu  GoodSync. Het kost je ongeveer 22 USD per jaar. Vergeet ook niet dat je wettelijk verplicht bent om je facturen 10 jaar bij te houden, dus zorg dat de schijf voldoende capaciteit heeft. Er zijn ook nog professionelere systemen mogelijk zoals NAS, clouds, maar dat gaat mij iets te ver. En persoonlijk ben ik geen voorstander van clouds.

Naast een goede computer is een vertaalprogramma een must (m.u.v. literaire vertalers). MemoQ en Trados zijn de programma’s waar je naar moet kijken. Ze zijn 100% compatibel met elkaar, dus de keuze is helemaal aan jou. Vertaalbureaus zullen sowieso een CAT-tool vragen. Soms kan je via hun serverversie werken, maar dat is niet ideaal.

Voor eindklanten is het zeer handig als je vaak voor één bepaalde klant of sector werkt, of speciale formaten moet vertalen. Ik denk dan aan xml, indd, idml, xliff,…

Het is misschien een grote investering, maar je verdient het zeer snel terug en het maakt je werk zoveel makkelijker én beter. Hiermee kan je bijvoorbeeld voor het nalezen van je eigen werk en revisies van anderen heel wat handige functies gebruiken. Zie ook mijn blog:  Webinar Reviseren in de praktijk.  Via Proz.com, een Amerikaans platform voor vertaalbureaus en vertalers, kan je met groepsaankopen flinke kortingen krijgen.

Probeer ook via een free trial uit of het handig is om DeepLPro of ModernNMT te gebruiken voor jouw klantengroep. Wil je meer weten over mijn bevindingen rond DeepL(Pro), geef dan DeepL in het zoekvenster in. Dan krijg je al mijn blogs met bevindingen over machinevertalingen.

Met een website zou ik persoonlijk wachten tot je weet wat jouw sterktes en zwaktes zijn en welke specialisaties je wilt aanbieden. Een meertalige website kost algauw 2000 euro. Dat is toch een aardige investering waar je best niet al te licht overgaat. Ik had na een paar jaar een website maar ik was er niet echt tevreden van (omdat ik er niet lang genoeg over had nagedacht), in 2018 heb ik dan een professionele webdesigner onder de arm genomen en die website was een schot in de roos: op een jaar tijd was hij meer dan terugverdiend, met klanten die precies het vertaalwerk zochten dat ik aanbood.

In tegenstelling tot wat ik in mijn vorige blogs altijd verkondigde, denk ik dat je het financieel niet meer gaat redden als je alleen werkt voor vertaalbureaus. De reden hiervoor is de prijsinflatie. Veel zaken zijn ongelofelijk veel duurder geworden: gas en elektriciteit kosten bijna het dubbele van voorheen en ook de prijzen voor internet en telefonie zijn gestegen. Ook je typische beroepskosten zoals een Van Dale-abonnement zijn gestegen en onderhoudslicenties of upgrades van je CAT-tool zijn ook een flinke hap uit je omzet.

Als je alles naast elkaar zou leggen en zou kijken hoeveel je minstens moet verdienen om uit te kosten te komen, zal je zien dat een woordprijs van minder dan 0,09 € in de meeste gevallen(*) verlies gaat maken. Meer zelfs, eigenlijk zou dat minstens 0,11 € moeten worden . Helaas ga je dat zelden tot nooit krijgen bij vertaalbureaus als startende vertaler. Zelfs voor mij met meer dan 20 jaar ervaring is 0,12 € het hoogst haalbare bij de meeste vertaalbureaus.

Bij eindklanten ligt dat compleet anders, daar zit je algauw op 0,16 € en meer, al naargelang je talen, specialiteiten en of je ook een revisie voorziet. In mijn webinar bij KTV Kennisnet ‘ Reviseren in de praktijk ’ vertel ik je meer over mijn kijk op revisies en hoe ik dat aanpak.

Vandaar dat je je moet focussen op directe klanten . Dat wil niet zeggen dat je de vertaalbureaus volledig links moet laten liggen. Je moet alleen zeer goed afwegen of het rendabel is. Er zijn zeker nog bureaus die je een eerlijke prijs willen bieden. Meestal zijn dat de vertaalbureaus waar de baas zelf ook zelfstandig vertaler is. Onder vertalers worden ze ook vaak ‘ boutique-bureaus ‘ genoemd.

En er is nog iets veranderd: de werkwijze van heel wat vertaalbureaus is veranderd. Heel veel bureaus zijn overgestapt op automatische systemen zoals Plunet, XTRF… Het persoonlijke contact met de projectmanager valt bij sommigen compleet weg. Op sommige platformen moet je zelfs binnen de 15 minuten reageren of je maakt geen kans meer op de job. En mijn ervaring is dat je soms zelfs binnen die 15 minuten al te laat bent.

Dat is uiteraard compleet absurd en vooral ook zwaar frustrerend:
– je moet naar het platform gaan,
– de job openen,
– kijken naar het woordvolume en de aard van de tekst,
– aftoetsen met je agenda.

En pas dan kan je een correcte beslissing nemen.

Het is absoluut niet correct dat je daar de kans niet toe krijgt, omdat het bureau een  first-in-first-out -strategie hanteert. Als je de keuze hebt (lees: als je je het financieel kunt permitteren), blijf dan weg van dit soort bureaus, want een slaaf worden van je mailbox komt de kwaliteit van je vertaalwerk niet ten goede. Vertalen vergt concentratie en focus, niet steeds heen en weer wippen. Lees  hier  wat andere freelancevertalers daarover vinden.

Gelukkig zijn er dus wel nog boutique-bureaus die je wel nog persoonlijk aanspreken én die aan jou een prijsopgave vragen i.p.v. jou een prijs op te leggen. En met heel veel geluk vind je misschien zelfs een groter bureau dat zijn vertalers op een correcte manier behandelt. Ze bestaan zeker.

Maar houd vast aan je eigen waarden en normen: voelt het niet goed, doe het dan niet. Ook niet als je het geld echt nodig hebt. Dat klinkt misschien gek, maar als er alarmbellen afgaan – of zelfs als je er alleen maar een slecht gevoel bij krijgt – , is de kans reëel dat de job je in de problemen gaat brengen. Het vertaalbureau kan bijvoorbeeld zitten vitten op details om een prijsverlaging af te dingen of ze stellen de betaling steeds uit of betalen gewoonweg helemaal niet.

Check ook zeker op het  BlueBoard  van Proz.com wat hun rating is (als betalend lid zie je meer dan als gratis lid). Wil je hierin nog verder gaan, kan je ook lid worden van Payment Practice en sinds kort is er ook  TRI-TRAB.com.

(*) Hieronder lees je hoe je met € 0,09/woord toch een fatsoenlijk uurloon kan opbouwen.

In tegenstelling tot andere ondernemers die hun prijzen lukraak kunnen verhogen, is dat voor zelfstandig vertalers, als je werkt voor vertaalbureaus,  allesbehalve het geval. Als startende vertaler zal je het vaak moeten stellen met de woordprijs waaraan ik begonnen ben: € 0,09. Ik weet dat er heel wat freelance vertalers van mening zijn dat je minstens voor € 0,10 moet gaan, maar ik zou mij daar niet op vastpinnen, want ik vrees dat je van een koude kermis gaat thuiskomen.

Veel beter is om te kijken hoe je je productiviteit kan verhogen. Als startende vertaler vertaal je sowieso trager dan een ervaren vertaler (**) — dat alleen al is volgens sommige vertalers een reden waarom je dezelfde tarieven moet hanteren als ervaren vertalers — maar er zijn manieren om je productiviteit, je efficiëntie te verhogen, los van het vertaalproces zelf.

Daarin zitten je mogelijkheden om tot een hogere uurprijs te komen. Want dat is waar het hem allemaal om draait: je moet minstens je kostprijs per uur terugverdienen. Als je minstens € 45/uur moet verdienen om rond te komen, dan is € 50 je absolute minimum.Persoonlijk zou ik een uurprijs van € 70 nastreven. Nogmaals, je bent een ondernemer, geen hobbyvertaler.

Wie voldoende Frans kent, raad ik aan de vierdelige cursus van Magistrad te volgen:  Augmenter son efficacité dans les tâches entourant l’acte de traduire. Deze cursus is behoorlijk pittig maar zeker als startende vertaler, als je nog je eigen werkwijze aan het ontwikkelen bent, is hij zijn geld meer dan waard. Ook voor vertalers die niet als zelfstandig vertaler actief zijn trouwens. Mélodie Benoit-Lamarre geeft je een heleboel handvaten, gesteund op wetenschappelijke studies, en volgens het principe ‘meten is weten’. Je kan dus als het ware zelf zien waar er nog ruimte is voor verbetering.

Voor de opleidingskalender, klik  hier.

Een aantal zaken wil ik je wel al meegeven. Probeer ze uit, en kijk wat er past binnen jouw werkwijze. In mijn blog ‘ Vertaalsnelheid: wat is haalbaar en wat is een mooi gemiddelde ’ heb ik het al over CAT-tools en MT-plugins en kaart ik de dicteersoftware Dragon Naturally Speaking aan. Deze hebben allemaal een prijskaartje. Laat dat je niet weerhouden als je merkt dat je hierdoor sneller gaat werken. Je hebt het in een mum van tijd terugverdiend.

Kijk ook zeker naar de mogelijkheid om woordenboeken te koppelen aan je CAT-tool. Via UniLex van Acolada GmbH kan je allerlei online woordenboeken koppelen, wat je heel wat zoekwerk scheelt. Ook SketchEngine kan de moeite waard zijn als je je in een bepaald vakgebied wilt specialiseren. Dat zijn maar een aantal van de betalende tools om je productiviteit te verhogen.

Daarnaast zijn er nog een aantal gratis tools en functionaliteiten binnen je CAT-tool die ik toch ook even wil meegeven: als je werkt met Trados, probeer dan zeker AutoSuggestDictionary uit al dan niet in combinatie met NMT en andere MT-plugins (Trados beweert tot 40% tijdswinst). Binnen MemoQ vind ik vooral de Websearch-functie en de Automated Actions zeer handig.

Daarnaast werk ik ook heel vaak met de Pomodoro Tracker omdat ik zo veel geconcentreerder kan werken. Een andere optie is Eyeleo (vooral voor wie snel last heeft van vermoeide ogen is dit een aanrader). Er bestaat ook een tooltje om je toetsenbord na een door jou bepaalde tijd te blokkeren, zodat je verplicht bent om even rust te nemen. In de Vertalerskoffiehoek kan je daar meer over lezen. Ook heel handig is de gratis AutoHotKey die je in je StartMenu kan toevoegen, zodat hij automatisch de woorden corrigeert die jij altijd fout schrijft. Je kan hierin ook hele mails programmeren zodat je die niet meer telkens opnieuw hoeft in te typen.

(**) Ter info: ik vertaal gemiddeld net iets meer dan 500 woorden per uur, het dubbele is makkelijk realiseerbaar met Dragon, maar 500 is een mooie richtlijn.

Wil je meer tips op maat? Schrijf je dan in voor de  coachingsformule #ikbenervoorjou .